Litigio virtual en Colombia: cómo funciona

En sentido estricto, no existe una categoría procesal llamada "litigio virtual". La expresión designa la incorporación de herramientas digitales al desarrollo del proceso judicial ordinario: presentación electrónica de demandas y memoriales, expediente sin soporte físico, audiencias por videoconferencia, notificaciones por correo electrónico y consulta en línea del estado del proceso. El cambio no es solo tecnológico: implica una transformación del modo de litigar y, en alguna medida, de la cultura forense.

Conviene precisar que el régimen procesal no cambió en lo sustantivo. Las reglas del Código General del Proceso siguen aplicándose: lo que se modificó es el soporte y la forma de las actuaciones. Lo que antes se hacía en papel, hoy se hace en formato electrónico; lo que antes ocurría en sala de audiencias, hoy ocurre por videoconferencia.

Tres normas componen el cuerpo central del litigio virtual colombiano. Conviene tenerlas presentes en orden cronológico:

Decreto Legislativo 806 de 2020

Expedido al amparo de la emergencia económica, social y ecológica declarada por la pandemia. Introdujo medidas para implementar las tecnologías de la información en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia. Su vigencia era temporal (dos años) pero anticipó, en buena medida, lo que la Ley 2213 después haría permanente.

Ley 2213 de 2022

Adoptó como permanentes las medidas del Decreto 806. Hizo de la virtualidad la regla general en las actuaciones judiciales, sin perjuicio de la posibilidad de practicar diligencias presenciales cuando las circunstancias lo justifiquen. Estableció el uso obligatorio de medios electrónicos para presentación de demandas, contestaciones y memoriales, así como para las notificaciones procesales.

Acuerdos del Consejo Superior de la Judicatura

El Consejo Superior de la Judicatura ha desarrollado, mediante acuerdos sucesivos, las reglas operativas del expediente electrónico, las plataformas tecnológicas aplicables (SAMAI para lo contencioso administrativo; sistemas de gestión judicial para los demás despachos) y los protocolos de audiencias virtuales. Esta producción normativa secundaria es decisiva para el funcionamiento cotidiano del litigio digital.

El conjunto de herramientas que componen el litigio virtual colombiano puede agruparse en cuatro categorías funcionales:

• Presentación electrónica de actuaciones. La demanda, la contestación y los memoriales se presentan a través del correo electrónico del despacho o, en algunas jurisdicciones, mediante plataformas especializadas. La firma manuscrita se sustituye por firma electrónica o por certificación del envío desde el correo de la persona o de su apoderado.
• Expediente electrónico. Reemplaza al expediente físico. Las piezas procesales se incorporan en archivos digitales, organizados en carpetas, y son consultables por las partes a través de los sistemas de gestión judicial.
• Audiencias por videoconferencia. Se realizan mediante plataformas como Microsoft Teams, Lifesize, o herramientas equivalentes. Conservan la estructura procesal de las audiencias presenciales, incluyendo la fijación del litigio del artículo 372 CGP, el intercambio probatorio, el interrogatorio de partes y de testigos y los alegatos.
• Notificaciones electrónicas. Se surten preferentemente al correo electrónico de las partes y sus apoderados. La Ley 2213 estableció el correo electrónico como medio principal de notificación, con efectos plenos a partir de la confirmación de entrega.

Tres ventajas se han consolidado en estos años de operación efectiva:

1. Reducción de costos de desplazamiento. Las audiencias virtuales eliminan la necesidad de traslado de partes, apoderados, testigos y peritos. Esto es particularmente relevante en procesos con partes ubicadas en ciudades distintas o con testigos foráneos.
2. Acceso a la justicia para usuarios alejados de los centros urbanos. En municipios con escasa oferta de abogados especializados, la posibilidad de asesoría y representación remota amplía materialmente la oferta de servicios jurídicos.
3. Trazabilidad documental. El expediente electrónico facilita la consulta de actuaciones, la búsqueda de piezas específicas y la verificación de plazos. Para el litigante experimentado, esa trazabilidad es una mejora sustancial respecto al expediente físico.

El balance no es uniformemente positivo. La operación cotidiana muestra varias zonas de fricción que conviene reconocer:

• Brecha tecnológica del usuario. Una porción significativa de la población no tiene conexión estable a internet, dispositivos adecuados o capacitación básica para participar en audiencias virtuales. La obligación de virtualidad puede convertirse, en estos casos, en barrera de acceso a la justicia.
• Calidad probatoria. Los interrogatorios de partes y testigos pierden parte de su valor probatorio cuando se realizan por videoconferencia: el lenguaje corporal, las pausas, la presencia escénica del declarante son piezas del análisis de credibilidad que se ven afectadas.
• Inestabilidad tecnológica de los despachos. Los despachos judiciales siguen operando con infraestructura tecnológica desigual. Caídas de plataforma, problemas de conexión y demoras en notificaciones por correo siguen presentándose con frecuencia.
• Saturación del correo electrónico judicial. La avalancha de comunicaciones por correo ha generado, en algunos despachos, demoras en la lectura y atención de memoriales. Conviene tener evidencia de envío y, cuando proceda, requerir el acuse de recibo.
• Confidencialidad y seguridad informática. Las audiencias por videoconferencia plantean riesgos específicos de filtración. El secretario o sustanciador del despacho controla el acceso, pero el ecosistema aún tiene vulnerabilidades.

La Ley 2213 mantiene la posibilidad de realizar diligencias presenciales cuando las circunstancias lo justifiquen. La decisión la toma el juez, motivadamente, en cada caso. En la práctica, conviene solicitar presencialidad en hipótesis como:

• Inspecciones judiciales sobre bienes inmuebles o instalaciones, donde la observación directa es indispensable.
• Audiencias con testigos cuya credibilidad sea cuestionada y donde el lenguaje corporal sea relevante para el análisis probatorio.
• Diligencias en las que alguna de las partes carezca de acceso adecuado a tecnología y no se haya previsto un mecanismo asistido eficaz.
• Audiencias de gran complejidad técnica, con múltiples peritos, donde el manejo presencial de documentos físicos sea más eficiente.

Sin pretender exhaustividad, algunas recomendaciones operativas que la experiencia procesal sugiere:

1. Verificar la conexión y el equipo con anticipación. Acceder a la plataforma indicada por el despacho al menos quince minutos antes de la hora programada.
2. Disponer de un espacio con iluminación adecuada, sin ruido de fondo, y con una imagen institucional. La audiencia es un acto procesal con consecuencias jurídicas.
3. Tener el expediente y las piezas relevantes preparadas en archivos accesibles. No es momento de buscar documentos.
4. Adoptar el lenguaje corporal y la disciplina de una audiencia presencial: vestimenta formal, tratamiento respetuoso, intervenciones ordenadas.
5. Confirmar por escrito al despacho cualquier incidencia técnica que afecte la calidad de la diligencia, para preservar el derecho a solicitar repetición en caso de afectación material del debido proceso.

A casi seis años de la entrada en vigor del Decreto 806 y a varios años de la Ley 2213, el litigio virtual no es ya una excepción: es la regla. Quien hoy enfrenta un proceso judicial en Colombia debe asumir que, salvo decisión motivada del juez en contrario, su asunto se tramitará por canales digitales.

Esto tiene implicaciones para la asesoría jurídica: el abogado debe dominar las herramientas tecnológicas básicas, conocer la operación de los sistemas de gestión judicial y, sobre todo, anticipar las dificultades operativas para minimizarlas. La calidad técnica del litigio sigue siendo la misma; las habilidades profesionales que la sostienen, en cambio, se ampliaron.